Gratis Fakturaskabeloner

• Fakturaskabelon
• Tilbudsskabelon
• Invoice: Engelsk fakturaskabelon
• Kreditnota skabelon
• Proforma fakturaskabelon
• Debetnota skabelon

Hvad er en fakturaskabelon?

En fakturaskabelon er en færdigdesignet ramme for en faktura. Dens primære formål er at udarbejde en faktura. Fakturaskabelonen kan typisk redigeres, tilpasses og downloades. Den er med til at skabe brugervenlighed og datakonsistens, da virksomheden, der udarbejder fakturaen, kan bruge en personlig fakturaskabelon med allerede udfyldte virksomhedsdata.

Sådan fakturerer du en kunde ved hjælp af en fakturaskabelon

Generelt udføres følgende trin for at fakturere en kunde ved hjælp af en fakturaskabelon.

1. Opdater det grundlæggende indhold i fakturaskabelonen

   Det grundlæggende indhold af fakturaen omfatter sælger- og kundeoplysninger, kontaktadresser, fakturadato, produkt- eller servicebeskrivelse, varemængde sendt til kunden, pris aftalt med kunden, gældende momssats og momsbeløb, samlet betaling krævet i fakturaen og eventuelle andre yderligere oplysninger, der er relateret til salgstransaktionen.

   Oplysningerne skal være fuldstændige. De skal være nøjagtige og fri for matematiske eller andre generelle unøjagtigheder.

   På samme måde skal fakturaens indhold, hvor det er relevant, understøttes af pålidelige kildedokumenter. For at sikre fakturaens nøjagtighed skal den fakturerede varemængde f.eks. være den samme som den, der er beskrevet i forretningskontrakten.

2. Vedhæft eller udskriv fakturaen, og send den til kunden

   Hvis virksomheden beslutter sig for at sende elektroniske fakturaer til deres kunder, er de nødvendige trin i processen at uploade filen til en e-mailskærm, skrive e-mailadressen og indholdet samt derefter sende den til den relevante kunde. Hvis virksomheden derimod beslutter sig for at sende fysiske fakturaer, skal fakturaen printes og lægges i en konvolut. Adressen på modtagerens virksomhed skrives på kuverten, og den sendes til kunden med posten.

Lav en analyse for at se, om der er behov for at ændre fakturaskabelonens filformat

Det er muligt at ændre fakturaskabelonens filtype, hvis virksomheden ønsker det. Hvis virksomheden f.eks. har downloadet en Word-fil og har opdateret indholdet, kan det være en god idé at konvertere Word-formatet til et PDF-format. Et PDF-format bruges oftere i faktureringsprocessen.

Der kan være forskellige filformater for en faktura. Det vil vi komme nærmere ind på som det næste

Fakturaformater

Der findes forskellige formater, som gør det muligt at udarbejde fakturaer. Disse formater omfatter, men er ikke begrænset til, PDF, Excel, Word, Google Docs, Google Sheets og så videre. Virksomheden kan frit vælge et hvilket som helst af disse fakturaformater. Som tidligere nævnt er PDF dog et af de mest anvendte fakturaformater. Årsagen til dette er følgende faktorer.

Hvorfor anses PDF-fakturaskabelonen for at være den bedste?

Følgende egenskaber gør PDF-fakturaerne til en af de bedste fakturaskabeloner.

• Bedst til levering af e-mail

  PDF-formatet anses for at være en af de sikreste filer at vedhæfte. Det er derfor mindre sandsynligt, at det bliver blokeret af e-mailplatforme. Det gør det muligt at facilitere en problemfri informationsstrøm mellem sælger og køber.

• Universel kompatibilitet

  Kunderne kan til enhver tid få adgang til PDF-filen, uden at det er nødvendigt at købe software. Dette skyldes, at PDF-fakturaformatet understøttes af alle operativsystemer, såsom Windows, MacOS, Linux, iOS samt Android.

• Vedvarende formatering

  Filens formatering og layout forbliver det samme, når man bruger en PDF-fil. Det er med til at sikre, at modtageren af fakturaen kan se det oprindelige indhold eller layout, der oprindeligt blev oprettet.

• Nem at printe på fysisk papir

  En stor fordel ved PDF-fakturaen er, at man blot skal klikke på printknappen. Brugeren behøver ikke manuelt at indstille papirformatet, eftersom printerne automatisk anvender deres indstillinger i overensstemmelse med PDF-sidemargenerne. Dette skaber et yderligere element af brugervenlighed, når man bruger en PDF-faktura.

• Nem at tilpasse

  Indholdet i PDF-dokumentet er nemt at tilpasse. Fakturaskabelonen kan f.eks. opdateres, så den matcher din virksomheds logo, layout, tema, design eller ethvert andet indhold eller komponent i fakturaen. Ligeledes kan der tilføjes hyperlinks og andre yderligere oplysninger til PDF-dokumentet.

Alle disse egenskaber gør PDF-fakturaen til en af de mest populære fakturaskabeloner for virksomheder.

Hvad er en specificeret fakturaskabelon?

En specificeret fakturaskabelon betyder, at fakturaen indeholder en detaljeret opdeling af de enkelte produkter og/eller tjenesteydelser. Opdelingen består af den specificerede beskrivelse samt de tilsvarende omkostninger for varerne. For at komme frem til den samlede værdi af den oprettede faktura lægges tallene for hver varelinje sammen.

Denne detaljerede opdeling er nyttig, når det kommer til gennemgang og afstemning, eftersom den hjælper med at sikre nøjagtigheden og fuldstændigheden af forretningsoplysningerne.

Konklusion

Kort sagt er en fakturaskabelon et filformat, der kan redigeres, tilpasses, ændres og downloades, og som bruges til at udarbejde en faktura. Generelt vælger mindre virksomheder at bruge en fakturaskabelon. Det skyldes, at det er nemt og billigt. Desuden kræver det ikke avanceret software at udarbejde fakturaen.

Som en del af faktureringsprocessen downloades, tilpasses og opdateres fakturaskabelonen, hvorefter den sendes til kunderne. De forskellige former for fakturaskabeloner omfatter bl.a. PDF, Excel, Word og Google Docs.

Et PDF-format bruges oftere over hele verden på grund af dets fremragende egenskaber. Det er bl.a. nemt at bruge, det er mindre sandsynligt at det bliver blokeret af e-mailplatforme, det er nemt at udskrive og nemt at få adgang til. Virksomheden kan vælge at bruge en fakturaskabelon med en detaljeret opdeling. Denne opdeling gør den nem at gennemgå og forstå, samtidig med at den hjælper med at afstemme indholdet af fakturaen.